Завдання
Розділ «Завдання» безперечно заслуговує на статус одного з найкорисніших розділів у SaleBot. Це важлива функція, яка допомагає користувачам організовувати та керувати своїми завданнями й списками справ. Вона надає систему для створення, редагування, пріоритизації та відстеження завдань, допомагаючи користувачам залишатися організованими та підвищувати продуктивність.
Основні можливості Завдання розділу включають:
Створення та редагування завдань: Користувачі можуть створювати нові завдання, додавати описи та встановлювати дедлайни.
Пріоритизація завдань: Користувачі можуть призначати пріоритет кожному завданню, щоб найважливіші виконувалися першими.
Призначення завдань конкретному співробітнику: Завдання можна призначати певному члену команди. Кожен співробітник може переглядати свій особистий список завдань, що допомагає уникати пропусків і підвищує продуктивність.
Керування завданнями на основі календаря: Користувачі можуть переглядати тижневий календар з усіма наявними завданнями та відстежувати їхні дедлайни, щоб нічого не пропустити.
Групування завдань: Завдання можна організовувати в категорії, що полегшує їх пошук і керування ними.
Відстеження прогресу завдань: Користувачі можуть контролювати статус кожного завдання, позначати його як виконане або відкладати за потреби.
Як використовувати розділ Завдання
Використовуючи Завдання розділ є досить простим. Інтерфейс інтуїтивно зрозумілий, тому легко створювати, видаляти або редагувати завдання.
За замовчуванням усі завдання відображаються у календарному вигляді
Однак за потреби завдання також можна відображати у вигляді списку.
У вигляді списку завдання групуються в Kanban-колонки. Кожен рядок завдання також відображає:
Дедлайн
Учасники завдання
Статус завдання (прогрес)
Пріоритет
Вибір відображення завдань як list або календаря зберігається автоматично. Вам не потрібно щоразу перемикатися на бажаний вигляд, і ви можете змінити формат відображення будь-коли в майбутньому.
Прострочені завдання може редагувати співробітник із Адміністратор роллю або член команди, якому було надано дозвіл на редагування таких завдань у кастомній ролі.
Щоб налаштувати права на редагування завдань для інших членів команди, потрібно перейти до Кастомної ролі.
Далі увімкніть потрібні прапорці для відповідної ролі або співробітника.
Створення та редагування завдань
Завдання можна створювати або прив’язаними до угоди, або окремо. Завдання, прив’язані до угоди, створюються в MaviBot CRM розділ.
Щоб створити завдання, натисніть кнопку «Додати завдання» на екрані.
Після цього відкриється вікно створення завдання.
Також є швидка форма додавання завдання: щоб скористатися нею, натисніть + поруч із потрібною датою, і форма відкриється внизу.
Натискання «+» кнопка відкриває компактну форму створення завдання з такими полями:
Вибрати клієнта — щоб прив’язати завдання до конкретного клієнта
Дедлайн завдання — дата й час виконання завдання
Пріоритет — низький, середній або високий
Призначити відповідального співробітника — вказати, хто виконуватиме завдання
У картці клієнта у MaviBot ви можете бачити, скільки завдань було створено для цього клієнта.
У Клієнти розділі ви можете створити або видалити завдання та переглянути список завдань, пов’язаних із цим клієнтом.
Ви також можете створити завдання безпосередньо в CRM, не відкриваючи чат, зі списку наявних угод у воронці продажів.
Після натискання кнопки «Завдання угоди», відкриється вікно створення завдання аналогічне тому, що використовується під час створення завдання в чаті клієнта.
Вікно містить поля для:
Назва завдання
Пріоритет і дедлайн
Опис завдання
Призначення відповідального співробітника
Після створення завдання ви можете переглянути його, натиснувши на іконку завдань.
Натискання на «Завдання угоди" кнопка відкриє вікно чату клієнта з Розділ завдань.
Тут ви можете редагувати завдання, позначити його як виконане або видалити.
Щоб виконати завдання, відкрийте вікно «Редагувати завдання» . У вікні редагування ви можете:
Змінити пріоритет завдання
Редагувати назву завдання
Призначити завдання іншому співробітнику
Виконання завдання
Щоб позначити завдання як виконане, натисніть позначку на картці завдання.
Після цього завдання виглядатиме так.
Kanban
Kanban — це функція керування завданнями, яка зосереджена на робочому процесі та мінімізації затримок. Ця функція дозволяє вам організовувати завдання в окремі групи та відстежувати їхній прогрес.
Kanban використовує дошки з картками, де кожна картка позначає завдання або етап роботи. Картки переміщуються по дошці залежно від прогресу завдання. Наприклад, картка може починатися в «Планування», переходити до «В роботі», а зрештою досягати «Виконано».
Створення колонки в Kanban
Щоб скористатися Kanban функціоналом, натисніть і перейдіть до відповідного розділу:
Натисніть Додати колонку кнопку.
Після натискання кнопки відкриється форма з полем для введення назви колонки та можливістю вибрати колір колонки.
Після введення назви колонки та вибору color (за потреби), колонка з’явиться у вкладці Kanban.
Ви можете додати стільки колонок, скільки потрібно, за допомогою кнопки «Додати колонку» (див. приклад вище).
Щоб додати завдання до певної колонки, натисніть кнопку «+ Додати завдання» . Після цього відкриється вікно швидкого створення завдання .
Ви також можете використати кнопку на верхній панелі щоб додати завдання, або додайте завдання безпосередньо в колонку нижче наявних завдань.
Відкрита модальна форма містить такі поля:
Назва завдання
Вибір клієнта (щоб прив’язати завдання до конкретного клієнта)
Вибір колонки
Рівень пріоритету
Дедлайн
Призначення відповідального співробітника
До завдання можна додати вкладення:
Зверніть увагу!
Обмеження щодо вкладень:
Лише дозволено файли фото або відео дозволено
Не більше ніж 10 вкладень на одне завдання
Поле розмір кожного вкладення не повинен перевищувати 20 МБ
Редагування колонок і завдань
Щоб редагувати колонку, використовуйте меню додаткових налаштувань, яке відкривається після натискання відповідної кнопки.
У випадне меню, ви також можете створити завдання, редагувати колонку або видалити її.
Зверніть увагу, що видалення колонки не видаляє завдання. Завдання буде переміщено з Kanban розділу до календарного або спискового вигляду, де воно відображатиметься з призначеною датою.
Переміщення завдань і впорядкування колонок
Будь-яке завдання з календарної дошки можна перемістити до Kanban-колонки. Для цього відкрийте налаштування редагування завдання та виберіть колонку, у яку хочете помістити завдання.
Щоб упорядкувати колонки, натисніть іконку налаштувань (шестерні) у верхньому меню, щоб відкрити вікно налаштувань.
Потім натисніть і утримуйте ліву кнопку миші на потрібній колонці та перетягніть її до потрібної позиції.
Зворотні дзвінки
Щоб увімкнути сповіщення про завдання (наприклад, створення завдання, редагування завдання тощо), перейдіть до «Callbacks» розділу в налаштування проєкту та встановіть прапорці.
Після цього натисніть кнопку Зберегти.
Приклади:
Коли завдання, прив’язане до конкретного клієнта, створюється в Клієнти розділі, у чаті клієнта з’явиться повідомлення з таким текстом:
new_task_added_callback task_id:#{task.id}, task_name:#{task.name}
Де:
task_id — унікальний ідентифікатор завдання
task_name — назва завдання
Коли редагується завдання, прив’язане до конкретного клієнта, у чаті клієнта з’явиться коментар із таким текстом:
Завдання було відредаговане користувачем #{current_user.display_name}: edit_task_callback task_id:#{task.id}, task_name:#{task.name}
Де:
task_id — ID завдання
task_name — назва завдання
Останнє оновлення