Задачи
Раздел «Задачи» определённо заслуживает статус одного из самых полезных разделов в SaleBot. Это важная функция, которая помогает пользователям организовывать и управлять своими задачами и списками дел. Она предоставляет систему для создания, редактирования, приоритизации и отслеживания задач, помогая пользователям сохранять порядок и повышать продуктивность.
Основные возможности Задачи раздела включают:
Создание и редактирование задач: Пользователи могут создавать новые задачи, добавлять описания и устанавливать сроки выполнения.
Приоритизация задач: Пользователи могут назначать каждой задаче приоритет, чтобы в первую очередь выполнялись самые важные из них.
Назначение задач конкретному сотруднику: Задачи можно назначать определённому участнику команды. Каждый сотрудник может видеть свой личный список задач, что помогает не пропускать задачи и повышает продуктивность.
Управление задачами на основе календаря: Пользователи могут просматривать недельный календарь со всеми существующими задачами и отслеживать их сроки, чтобы ничего не было пропущено.
Группировка задач: Задачи можно организовывать по категориям, что упрощает их поиск и управление ими.
Отслеживание прогресса задач: Пользователи могут отслеживать статус каждой задачи, отмечать их как выполненные или при необходимости откладывать.
Как использовать раздел «Задачи»
Используя Задачи раздел довольно прост. Интерфейс интуитивно понятен, поэтому легко создавать, удалять или редактировать задачи.
По умолчанию все задачи отображаются в календарном виде
Однако при необходимости задачи также можно отображать в виде списка.
В виде списка задачи группируются по канбан-колонкам. В каждой строке задачи также отображаются:
Срок выполнения
Участники задачи
Статус задачи (прогресс)
Приоритет
Выбор отображения задач в виде list или календаря сохраняется автоматически. Вам не нужно каждый раз переключаться на предпочитаемый вид, и вы можете изменить формат отображения в любое время в будущем.
Просроченные задачи может редактировать сотрудник с Администратор ролью или участник команды, которому было предоставлено разрешение на редактирование таких задач в пользовательской роли.
Чтобы настроить права на редактирование задач для других участников команды, вам нужно перейти в Пользовательскую роль.
Затем включите необходимые чекбоксы для конкретной роли или сотрудника.
Создание и редактирование задач
Задачи можно создавать либо привязанными к сделке, либо отдельно. Задачи, привязанные к сделке, создаются в MaviBot CRM .
Чтобы создать задачу, нажмите кнопку «Добавить задачу» на экране.
После этого откроется окно создания задачи.
Также есть быстрая форма добавления задачи: чтобы воспользоваться ею, нажмите + рядом с нужной датой, и форма откроется внизу.
Нажатие на «+» кнопка открывает компактную форму создания задачи со следующими полями:
Выбрать клиента — чтобы привязать задачу к конкретному клиенту
Срок выполнения задачи — дата и время выполнения задачи
Приоритет — низкий, средний или высокий
Назначить ответственного сотрудника — указать, кто будет выполнять задачу
Во вкладке карте клиента в MaviBot вы можете увидеть, сколько задач было создано для этого клиента.
Во вкладке Клиенты разделе вы можете создать или удалить задачу и просмотреть список задач, связанных с этим клиентом.
Также можно создать задачу прямо в CRM, не открывая чат, из списка существующих сделок в воронке продаж.
После нажатия кнопки «Задачи сделки», откроется окно создания задачи аналогичное тому, которое используется при создании задачи в чате клиента.
Окно включает поля для:
Названия задачи
Приоритета и срока выполнения
Описание задачи
Назначения ответственного сотрудника
После создания задачи вы можете просмотреть её, нажав на иконку задач.
Нажатие на «Задачи сделки" кнопка » откроет окно чата клиента с Раздел «Задачи».
Здесь вы можете редактировать задачу, отметить её как выполненную или удалить.
Чтобы завершить задачу, откройте окно Редактировать задачу . В окне редактирования вы можете:
Изменить приоритет задачи
Отредактировать название задачи
Назначить задачу другому сотруднику
Выполнение задачи
Чтобы отметить задачу как выполненную, нажмите галочку на карточке задачи.
После этого задача будет отображаться следующим образом.
Канбан
Канбан — это функция управления задачами, которая ориентирована на рабочий процесс и минимизацию задержек. Эта функция позволяет вам организовывать задачи по определённым группам и отслеживать их прогресс.
Канбан использует доски с карточками, каждая из которых представляет задачу или этап работы. Карточки перемещаются по доске в зависимости от прогресса задачи. Например, карточка может начать в «Планирование», перейти в «В работе», и наконец достичь «Выполнено».
Создание колонки в Канбане
Чтобы использовать Канбан функциональность, нажмите и перейдите в соответствующий раздел:
Нажмите кнопку Добавить колонку .
После нажатия кнопки откроется форма с полем для ввода названия колонки и возможностью выбрать цвет колонки.
После ввода названия колонки и выбора color (если нужно), колонка появится во вкладке Канбан.
Вы можете добавить столько колонок, сколько нужно, используя кнопку «Добавить колонку» (см. пример выше).
Чтобы добавить задачу в определённую колонку, нажмите кнопку «+ Добавить задачу» . Затем откроется быстрое окно создания задачи .
Вы также можете использовать поле кнопка на верхней панели чтобы добавить задачу, или добавьте задачу прямо в колонку под существующими задачами.
Открытая модальная форма включает следующие поля:
Названия задачи
Выбор клиента (чтобы привязать задачу к конкретному клиенту)
Выбор колонки
Уровень приоритета
Срок выполнения
Назначения ответственного сотрудника
В задачи можно добавить вложения:
Обратите внимание!
Ограничения на вложения:
Только фото- или видеофайлы разрешены
Не более 10 вложений на одну задачу
Текст размер каждого вложения не должен превышать 20 МБ
Редактирование колонок и задач
Чтобы отредактировать колонку, используйте меню дополнительных настроек, которое открывается при нажатии соответствующей кнопки.
Во вкладке выпадающем меню, вы также можете создать задачу, отредактировать колонку или удалить её.
Обратите внимание, что удаление колонки не удаляет задачи. Задачи будут перемещены из Канбан раздела в календарный вид или вид списка, где они будут отображаться с назначенной датой.
Перемещение задач и изменение порядка колонок
Любую задачу из календарной доски можно переместить в колонку Канбана. Для этого откройте настройки редактирования задачи и выберите колонку, в которую хотите поместить задачу.
Чтобы изменить порядок колонок, нажмите иконку настроек (шестерёнки) в верхнем меню, чтобы открыть окно настроек.
Затем нажмите и удерживайте левую кнопку мыши на нужной колонке и перетащите её в нужное положение.
Обратные звонки
Чтобы включить уведомления о задачах (например, создание задачи, редактирование задачи и т. д.), перейдите в раздел «Callbacks» в настройках проекта и отметьте чекбоксы.
После этого нажмите кнопку «Сохранить».
Примеры:
Когда задача, связанная с конкретным клиентом, создаётся в Клиенты разделе, в чате клиента появится сообщение со следующим текстом:
new_task_added_callback task_id:#{task.id}, task_name:#{task.name}
Где:
task_id — уникальный идентификатор задачи
task_name — название задачи
При редактировании задачи, связанной с конкретным клиентом, в чате клиента появится комментарий со следующим текстом:
Задача была отредактирована #{current_user.display_name}: edit_task_callback task_id:#{task.id}, task_name:#{task.name}
Где:
task_id — ID задачи
task_name — название задачи
Последнее обновление