Tarefas

A seção “Tarefas” definitivamente merece o status de uma das seções mais úteis do SaleBot. Este é um recurso importante que ajuda os usuários a organizar e gerenciar suas tarefas e listas de afazeres. Ele oferece um sistema para criar, editar, priorizar e acompanhar tarefas, ajudando os usuários a se manterem organizados e aumentarem a produtividade.

Os principais recursos da Tarefas seção incluem:

Criação e edição de tarefas: Os usuários podem criar novas tarefas, adicionar descrições e definir prazos.

Priorização de tarefas: Os usuários podem atribuir prioridades a cada tarefa para que as mais importantes sejam concluídas primeiro.

Atribuição de tarefas a um funcionário específico: As tarefas podem ser atribuídas a um membro específico da equipe. Cada funcionário pode ver sua lista pessoal de tarefas, o que ajuda a evitar tarefas esquecidas e aumenta a produtividade.

Gerenciamento de tarefas baseado em calendário: Os usuários podem visualizar um calendário semanal com todas as tarefas existentes e acompanhar seus prazos para garantir que nada seja perdido.

Agrupamento de tarefas: As tarefas podem ser organizadas em categorias, facilitando sua localização e gerenciamento.

Acompanhamento do progresso das tarefas: Os usuários podem monitorar o status de cada tarefa, marcá-las como concluídas ou adiá-las, se necessário.

Como usar a seção Tarefas

Usando a Tarefas seção é bem simples. A interface é intuitiva, facilitando a criação, exclusão ou edição de tarefas.

Por padrão, todas as tarefas são exibidas em uma visualização em calendário

No entanto, se necessário, as tarefas também podem ser exibidas em uma visualização em lista.

Na visualização em lista, as tarefas são agrupadas em colunas Kanban. Cada linha de tarefa também exibe:

• Prazo

• Participantes da tarefa

• Status da tarefa (progresso)

• Prioridade

A escolha de exibir as tarefas como um list ou uma calendário é salva automaticamente. Você não precisa mudar para a visualização preferida toda vez e pode alterar o formato da visualização a qualquer momento no futuro.

Tarefas atrasadas podem ser editadas por um funcionário com a Administrador função ou por um membro da equipe que recebeu permissão para editar tais tarefas em uma função personalizada.

Para configurar permissões de edição de tarefas para outros membros da equipe, você precisa ir para a Função personalizada.

Em seguida, habilite as caixas de seleção necessárias para a função ou funcionário específico.

Criação e Edição de Tarefas

As tarefas podem ser criadas seja vinculadas a um negócio, seja de forma independente. As tarefas vinculadas a um negócio são criadas no MaviBot CRM seção.

Para criar uma tarefa, clique no botão “Adicionar uma tarefa” na tela.

Uma janela de criação de tarefa será então aberta.

Também existe um formulário rápido de adição de tarefa: para usá-lo, clique no + ao lado da data desejada, e o formulário será aberto na parte inferior.

Clicar em “+” botão abre um formulário compacto de criação de tarefa com os seguintes campos:

• Selecionar cliente — para vincular a tarefa a um cliente específico

• Prazo da tarefa — data e hora para conclusão da tarefa

• Prioridade — baixa, média ou alta

• Atribuir funcionário responsável — designar quem concluirá a tarefa

Na card do cliente no MaviBot, você pode ver quantas tarefas foram criadas para esse cliente.

Na Clientes seção, você pode criar ou excluir uma tarefa e visualizar a lista de tarefas associadas a esse cliente.

Você também pode criar uma tarefa diretamente no CRM, sem abrir um chat, a partir da lista de negócios existentes no funil de vendas.

Após clicar no botão "Tarefas do negócio", a janela de criação de tarefa será aberta, semelhante à usada ao criar uma tarefa no chat do cliente.

A janela inclui campos para:

• Nome da tarefa

• Prioridade e prazo

• Descrição da tarefa

• Atribuição de um funcionário responsável

Depois que a tarefa for criada, você poderá visualizá-la clicando no ícone de Tarefas.

Clicar em "Tarefas do negócio" botão abrirá a janela de chat do cliente com a Seção de tarefas.

Aqui, você pode editar uma tarefa, marcá-la como concluída ou excluí-la.

Para concluir uma tarefa, abra a janela Editar tarefa . Na janela de edição, você pode:

• Alterar a prioridade da tarefa

• Editar o nome da tarefa

• Atribuir a tarefa a outro funcionário

Concluir uma Tarefa

Para marcar uma tarefa como concluída, clique no ícone de marca de verificação no cartão da tarefa.

Depois disso, a tarefa aparecerá da seguinte forma.

Kanban

Kanban é um recurso de gerenciamento de tarefas que foca no fluxo de trabalho e na minimização de atrasos. Este recurso permite organizar tarefas em grupos específicos e acompanhar seu progresso.

O Kanban usa quadros com cartões, cada um representando uma tarefa ou etapa de trabalho. Os cartões se movem pelo quadro conforme o progresso da tarefa. Por exemplo, um cartão pode começar em “Planejamento”, passar para “Em andamento”, e finalmente chegar a “Concluído”.

Criando uma Coluna no Kanban

Para usar a Kanban funcionalidade, clique e vá para a seção correspondente:

Clique no Adicionar coluna .

Após clicar no botão, um formulário será aberto com um campo para inserir o nome da coluna e uma opção para selecionar a cor da coluna.

Após inserir o nome da coluna e selecionar uma color (se necessário), a coluna aparecerá na aba Kanban.

Você pode adicionar quantas colunas forem necessárias usando o botão “Adicionar coluna” (veja o exemplo acima).

Para adicionar uma tarefa a uma coluna específica, clique no botão “+ Adicionar uma tarefa” . Uma janela rápida de criação de tarefa será então aberta.

Você também pode usar o campo botão no painel superior para adicionar uma tarefa, ou adicione uma tarefa diretamente em uma coluna abaixo das tarefas existentes.

O formulário modal aberto inclui os seguintes campos:

• Nome da tarefa

• Seleção de cliente (para vincular a tarefa a um cliente específico)

• Seleção de coluna

• Nível de prioridade

• Prazo

• Atribuição de um funcionário responsável

Os anexos podem ser adicionados às tarefas:

Atenção!

Restrições de anexos:

• Somente arquivos de foto ou vídeo são permitidos

• Não mais que 10 anexos por tarefa

• O o tamanho de cada anexo não deve exceder 20 MB

Edição de Colunas e Tarefas

Para editar uma coluna, use o menu de configurações adicionais, que é aberto ao clicar no botão correspondente.

Na menu suspenso, você também pode criar uma tarefa, editar a coluna ou excluí-la.

Observe que excluir uma coluna não exclui as tarefas. As tarefas serão movidas da Kanban seção para a visualização em calendário ou lista, onde aparecerão com a data atribuída.

Movendo Tarefas e Reordenando Colunas

Qualquer tarefa do quadro de calendário pode ser movida para uma coluna Kanban. Para fazer isso, abra as configurações de edição da tarefa e selecione a coluna na qual deseja colocar a tarefa.

Para reordenar colunas, clique no ícone de configurações (engrenagem) no menu superior para abrir a janela de configurações.

Então clique e segure o botão esquerdo do mouse na coluna desejada e arraste-a para a posição necessária.

Retornos de chamada

Para ativar notificações de tarefas (como criação de tarefa, edição de tarefa etc.), vá para a “Callbacks” seção em configurações do projeto e marque as caixas de seleção.

Depois disso, clique no botão Salvar.

Exemplos:

Quando uma tarefa vinculada a um cliente específico é criada na Clientes seção, uma mensagem aparecerá no chat do cliente com o seguinte texto:

new_task_added_callback task_id:#{task.id}, task_name:#{task.name}

Onde:

• task_id — o identificador único da tarefa

• task_name — o nome da tarefa

Ao editar uma tarefa vinculada a um cliente específico, um comentário aparecerá no chat do cliente com o seguinte texto:

A tarefa foi editada por #{current_user.display_name}: edit_task_callback task_id:#{task.id}, task_name:#{task.name}

Onde:

• task_id — o ID da tarefa

• task_name — o nome da tarefa