Tâches

La section « Tâches » mérite בהחלט d’être considérée comme l’une des sections les plus utiles de SaleBot. C’est une fonctionnalité importante qui aide les utilisateurs à organiser et gérer leurs tâches et leurs listes de choses à faire. Elle fournit un système de création, de modification, de priorisation et de suivi des tâches, aidant les utilisateurs à rester organisés et à améliorer leur productivité.

Les principales fonctionnalités de la Tâches section incluent :

Création et modification des tâches : Les utilisateurs peuvent créer de nouvelles tâches, ajouter des descriptions et définir des échéances.

Priorisation des tâches : Les utilisateurs peuvent attribuer des priorités à chaque tâche afin que les plus importantes soient traitées en premier.

Affectation des tâches à un employé spécifique : Les tâches peuvent être attribuées à un membre particulier de l’équipe. Chaque employé peut consulter sa propre liste de tâches, ce qui aide à éviter les tâches oubliées et augmente la productivité.

Gestion des tâches basée sur le calendrier : Les utilisateurs peuvent consulter un calendrier hebdomadaire avec toutes les tâches existantes et suivre leurs échéances afin de s’assurer que rien n’est oublié.

Regroupement des tâches : Les tâches peuvent être organisées en catégories, ce qui les rend plus faciles à trouver et à gérer.

Suivi de l’avancement des tâches : Les utilisateurs peuvent surveiller l’état de chaque tâche, la marquer comme terminée ou la reporter si nécessaire.

Comment utiliser la section Tâches

En utilisant l’onglet Tâches section est assez simple. L’interface est intuitive, ce qui facilite la création, la suppression ou la modification des tâches.

Par défaut, toutes les tâches sont affichées dans une vue calendrier

Cependant, si nécessaire, les tâches peuvent également être affichées dans une vue liste.

Dans la vue liste, les tâches sont regroupées en colonnes Kanban. Chaque ligne de tâche affiche également :

• Échéance

• Participants à la tâche

• Statut de la tâche (avancement)

• Priorité

Le choix d’affichage des tâches sous forme de list ou un calendrier est enregistré automatiquement. Vous n’avez pas besoin de basculer vers votre vue préférée à chaque fois, et vous pouvez modifier le format d’affichage à tout moment par la suite.

Les tâches en retard peuvent être modifiées par un employé avec le Administrateur rôle ou par un membre de l’équipe qui a reçu l’autorisation de modifier de telles tâches dans un rôle personnalisé.

Pour configurer les autorisations de modification des tâches pour d’autres membres de l’équipe, vous devez aller dans le Rôle personnalisé.

Ensuite, activez les cases à cocher requises pour le rôle ou l’employé spécifique.

Création et modification des tâches

Les tâches peuvent être créées soit liées à une affaire, soit indépendamment. Les tâches liées à une affaire sont créées dans le CRM MaviBot section.

Pour créer une tâche, cliquez sur le bouton « Ajouter une tâche » sur l’écran.

Une fenêtre de création de tâche s’ouvrira alors.

Il existe également un formulaire d’ajout rapide de tâche: pour l’utiliser, cliquez sur le + à côté de la date souhaitée, et le formulaire s’ouvrira en bas.

En cliquant sur « + » ouvre un formulaire compact de création de tâche avec les champs suivants :

• Sélectionner un client — pour lier la tâche à un client spécifique

• Échéance de la tâche — date et heure d’achèvement de la tâche

• Priorité — faible, moyen ou élevé

• Attribuer un employé responsable — désigner la personne qui exécutera la tâche

Dans l’onglet carte client sur MaviBot, vous pouvez voir combien de tâches ont été créées pour ce client.

Dans l’onglet section Clients section, vous pouvez créer ou supprimer une tâche et consulter la liste des tâches associées à ce client.

Vous pouvez également créer une tâche directement dans le CRM, sans ouvrir de chat, à partir de la liste des affaires existantes dans le pipeline de vente.

Après avoir cliqué sur le bouton « Tâches de l’affaire », la fenêtre de création de tâche s’ouvrira, similaire à celle utilisée lors de la création d’une tâche dans un chat client.

La fenêtre comprend des champs pour :

• Nom de la tâche

• Priorité et échéance

• Description de la tâche

• Affectation d’un employé responsable

Une fois la tâche créée, vous pouvez la consulter en cliquant sur l’ icône Tâches.

En cliquant sur « Tâches de l’affaire" bouton ouvrira la fenêtre de chat client avec le Section Tâches.

Ici, vous pouvez modifier une tâche, la marquer comme terminée ou la supprimer.

Pour terminer une tâche, ouvrez la fenêtre Modifier la tâche . Dans la fenêtre de modification, vous pouvez :

• Modifier la priorité de la tâche

• Modifier le nom de la tâche

• Attribuer la tâche à un autre employé

Terminer une tâche

Pour marquer une tâche comme terminée, cliquez sur la coche sur la carte de la tâche.

Après cela, la tâche apparaîtra comme suit.

Kanban

Kanban est une fonctionnalité de gestion des tâches qui met l’accent sur le flux de travail et la réduction des retards. Cette fonctionnalité vous permet de organiser les tâches en groupes spécifiques et suivre leur progression.

Kanban utilise des tableaux avec des cartes, chacune représentant une tâche ou une étape de travail. Les cartes se déplacent sur le tableau en fonction de l’avancement de la tâche. Par exemple, une carte peut commencer dans « Planification », passer à « En cours », et enfin atteindre « Terminé ».

Créer une colonne dans Kanban

Pour utiliser la Kanban fonctionnalité, cliquez et allez dans la section correspondante :

Cliquez sur le bouton Ajouter une colonne .

Après avoir cliqué sur le bouton, un formulaire s’ouvrira avec un champ pour saisir le nom de la colonne et une option pour sélectionner la couleur de la colonne.

Après avoir saisi le nom de la colonne et sélectionné une color (si nécessaire), la colonne apparaîtra dans l’ onglet Kanban.

Vous pouvez ajouter autant de colonnes que nécessaire en utilisant le bouton « Ajouter une colonne » (voir l’exemple ci-dessus).

Pour ajouter une tâche à une colonne spécifique, cliquez sur le bouton « + Ajouter une tâche » . Une fenêtre de création rapide de tâche s’ouvrira alors.

Vous pouvez également utiliser le champ bouton dans le panneau supérieur pour ajouter une tâche, ou ajoutez une tâche directement dans une colonne sous les tâches existantes.

Le formulaire modal ouvert comprend les champs suivants :

• Nom de la tâche

• Sélection du client (pour lier la tâche à un client spécifique)

• Sélection de la colonne

• Niveau de priorité

• Échéance

• Affectation d’un employé responsable

Vous pouvez ajouter des pièces jointes aux tâches :

Veuillez noter !

Restrictions sur les pièces jointes :

• Seuls les fichiers photo ou vidéo sont autorisés

• Pas plus de 10 pièces jointes par tâche

• Le la taille de chaque pièce jointe ne doit pas dépasser 20 Mo

Modification des colonnes et des tâches

Pour modifier une colonne, utilisez le menu des paramètres supplémentaires, qui s’ouvre lorsque vous cliquez sur le bouton correspondant.

Dans l’onglet menu déroulant, vous pouvez également créer une tâche, modifier la colonne ou la supprimer.

Veuillez noter que la suppression d’une colonne ne supprime pas les tâches. Les tâches seront déplacées de la Kanban section vers la vue calendrier ou liste, où elles apparaîtront avec leur date assignée.

Déplacement des tâches et réorganisation des colonnes

Toute tâche du tableau calendrier peut être déplacée vers une colonne Kanban. Pour ce faire, ouvrez les paramètres de modification de la tâche et sélectionnez la colonne où vous souhaitez placer la tâche.

Pour réorganiser les colonnes, cliquez sur l’ icône des paramètres (roue dentée) dans le menu supérieur pour ouvrir la fenêtre des paramètres.

Ensuite cliquez et maintenez le bouton gauche de la souris sur la colonne souhaitée et faites-la glisser vers la position requise.

Rappels

Pour activer les notifications de tâches (création de tâche, modification de tâche, etc.), allez dans la section « Rappels » dans le paramètres du projet et cochez les cases.

Après cela, cliquez sur le bouton Enregistrer.

Exemples :

Lorsqu’une tâche liée à un client spécifique est créée dans la section Clients section, un message apparaîtra dans le chat du client avec le texte suivant :

new_task_added_callback task_id:#{task.id}, task_name:#{task.name}

Où :

• task_id — l’identifiant unique de la tâche

• task_name — le nom de la tâche

Lors de la modification d’une tâche liée à un client spécifique, un commentaire apparaîtra dans le chat du client avec le texte suivant :

La tâche a été modifiée par #{current_user.display_name} : edit_task_callback task_id:#{task.id}, task_name:#{task.name}

Où :

• task_id — l’ID de la tâche

• task_name — le nom de la tâche