Tareas
La sección “Tareas” sin duda merece el estatus de una de las secciones más útiles de SaleBot. Esta es una función importante que ayuda a los usuarios a organizar y gestionar sus tareas y listas de pendientes. Proporciona un sistema para crear, editar, priorizar y hacer seguimiento de tareas, ayudando a los usuarios a mantenerse organizados y mejorar la productividad.
Las principales funciones de la Tareas sección incluyen:
Creación y edición de tareas: Los usuarios pueden crear nuevas tareas, añadir descripciones y establecer fechas límite.
Priorización de tareas: Los usuarios pueden asignar prioridades a cada tarea para que las más importantes se completen primero.
Asignación de tareas a un empleado específico: Las tareas pueden asignarse a un miembro concreto del equipo. Cada empleado puede ver su lista personal de tareas, lo que ayuda a evitar tareas omitidas y aumenta la productividad.
Gestión de tareas basada en calendario: Los usuarios pueden ver un calendario semanal con todas las tareas existentes y seguir sus fechas límite para asegurarse de que no se omita nada.
Agrupación de tareas: Las tareas pueden organizarse en categorías, lo que facilita encontrarlas y gestionarlas.
Seguimiento del progreso de las tareas: Los usuarios pueden supervisar el estado de cada tarea, marcarlas como completadas o posponerlas si es necesario.
Cómo usar la sección de tareas
Usando la pestaña Tareas sección es bastante sencilla. La interfaz es intuitiva, lo que facilita crear, eliminar o editar tareas.
Por defecto, todas las tareas se muestran en una vista de calendario
Sin embargo, si es necesario, las tareas también pueden mostrarse en una vista de lista.
En la vista de lista, las tareas se agrupan en columnas Kanban. Cada fila de tarea también muestra:
Fecha límite
Participantes de la tarea
Estado de la tarea (progreso)
Prioridad
La elección de mostrar las tareas como un list o una calendario se guarda automáticamente. No es necesario cambiar a tu vista preferida cada vez, y puedes cambiar el formato de vista en cualquier momento en el futuro.
Las tareas atrasadas pueden ser editadas por un empleado con el Administrador rol o por un miembro del equipo al que se le haya concedido permiso para editar dichas tareas en un rol personalizado.
Para configurar los permisos de edición de tareas para otros miembros del equipo, debes ir a la Rol personalizado.
A continuación, habilita las casillas de verificación necesarias para el rol o empleado específico.
Creación y edición de tareas
Las tareas pueden crearse ya sea vinculadas a un acuerdo o de forma independiente. Las tareas vinculadas a un acuerdo se crean en el MaviBot CRM sección.
Para crear una tarea, haz clic en el botón “Añadir una tarea” en la pantalla.
Entonces se abrirá una ventana de creación de tareas.
También hay un formulario rápido de creación de tareas: para usarlo, haz clic en el + junto a la fecha deseada, y el formulario se abrirá en la parte inferior.
Al hacer clic en “+” botón abre un formulario compacto de creación de tareas con los siguientes campos:
Seleccionar cliente — para vincular la tarea a un cliente específico
Fecha límite de la tarea — fecha y hora para completar la tarea
Prioridad — baja, media o alta
Asignar empleado responsable — designar quién completará la tarea
En la ficha del cliente en MaviBot, puedes ver cuántas tareas se han creado para ese cliente.
En la Clientes sección, puedes crear o eliminar una tarea y ver la lista de tareas asociadas con ese cliente.
También puedes crear una tarea directamente en el CRM, sin abrir un chat, desde la lista de acuerdos existentes en el embudo de ventas.
Después de hacer clic en el botón "Tareas del acuerdo", se abrirá la ventana de creación de tareas , similar a la que se usa al crear una tarea en un chat con el cliente.
La ventana incluye campos para:
Nombre de la tarea
Prioridad y fecha límite
Descripción de la tarea
Asignación de un empleado responsable
Una vez creada la tarea, puedes verla haciendo clic en el icono de Tareas.
Al hacer clic en "Tareas del acuerdo" botón se abrirá la ventana de chat del cliente con la Sección de tareas.
Aquí puedes editar una tarea, marcarla como completada o eliminarla.
Para completar una tarea, abre la ventana Editar tarea . En la ventana de edición, puedes:
Cambiar la prioridad de la tarea
Editar el nombre de la tarea
Asignar la tarea a otro empleado
Completar una tarea
Para marcar una tarea como completada, haz clic en la marca de verificación en la tarjeta de la tarea.
Después de eso, la tarea aparecerá de la siguiente manera.
Kanban
Kanban es una función de gestión de tareas que se centra en el flujo de trabajo y en minimizar los retrasos. Esta función te permite organizar las tareas en grupos específicos y seguir su progreso.
Kanban utiliza tableros con tarjetas, cada una representando una tarea o una etapa del trabajo. Las tarjetas se mueven por el tablero según el progreso de la tarea. Por ejemplo, una tarjeta puede comenzar en “Planificación”, pasar a “En progreso”, y finalmente llegar a “Completado”.
Creación de una columna en Kanban
Para usar la Kanban funcionalidad, haz clic y ve a la sección correspondiente:
Haz clic en el Añadir columna botón.
Después de hacer clic en el botón, se abrirá un formulario con un campo para introducir el nombre de la columna y una opción para seleccionar el color de la columna.
Después de introducir el nombre de la columna y seleccionar un color (si es necesario), la columna aparecerá en la pestaña Kanban.
Puedes añadir tantas columnas como sea necesario usando el botón “Añadir columna” (ver el ejemplo anterior).
Para añadir una tarea a una columna específica, haz clic en el botón “+ Añadir una tarea” . Se abrirá entonces una ventana rápida de creación de tareas .
También puede usar el campo botón en el panel superior para añadir una tarea, o añadir una tarea directamente en una columna debajo de las tareas existentes.
El formulario modal abierto incluye los siguientes campos:
Nombre de la tarea
Selección de cliente (para vincular la tarea a un cliente específico)
Selección de columna
Nivel de prioridad
Fecha límite
Asignación de un empleado responsable
Se pueden añadir adjuntos a las tareas:
¡Ten en cuenta!
Restricciones de adjuntos:
Solo se permiten archivos de foto o video están permitidos
No más de 10 adjuntos por tarea
El el tamaño de cada adjunto no debe exceder 20 MB
Edición de columnas y tareas
Para editar una columna, utiliza el menú de configuración adicional, que se abre al hacer clic en el botón correspondiente.
En la menú desplegable, también puedes crear una tarea, editar la columna o eliminarla.
Ten en cuenta que eliminar una columna no elimina las tareas. Las tareas se moverán de la Kanban sección a la vista de calendario o de lista, donde aparecerán con la fecha asignada.
Mover tareas y reordenar columnas
Cualquier tarea del tablero de calendario puede moverse a una columna Kanban. Para hacerlo, abre la configuración de edición de tareas y selecciona la columna donde quieres colocar la tarea.
Para reordenar columnas, haz clic en el icono de configuración (engranaje) en el menú superior para abrir la ventana de configuración.
Luego haz clic y mantén presionado el botón izquierdo del ratón sobre la columna deseada y arrástrala a la posición requerida.
Devoluciones de llamada
Para habilitar las notificaciones de tareas (como creación de tareas, edición de tareas, etc.), ve a la sección “Callbacks” en la configuración del proyecto y marca las casillas de verificación.
Después de esto, haz clic en el botón Guardar.
Ejemplos:
Cuando se crea una tarea vinculada a un cliente específico en la Clientes sección, aparecerá un mensaje en el chat del cliente con el siguiente texto:
new_task_added_callback task_id:#{task.id}, task_name:#{task.name}
Dónde:
task_id — el identificador único de la tarea
task_name — el nombre de la tarea
Cuando se edita una tarea vinculada a un cliente específico, aparecerá un comentario en el chat del cliente con el siguiente texto:
La tarea fue editada por #{current_user.display_name}: edit_task_callback task_id:#{task.id}, task_name:#{task.name}
Dónde:
task_id — el ID de la tarea
task_name — el nombre de la tarea
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