المهام
قسم «المهام» يستحق بالتأكيد أن يكون واحدًا من أكثر الأقسام فائدة في SaleBot. هذه ميزة مهمة تساعد المستخدمين على تنظيم وإدارة مهامهم وقوائم المهام. وهي توفر نظامًا لإنشاء المهام وتحريرها وترتيب أولوياتها وتتبعها، مما يساعد المستخدمين على البقاء منظمين وزيادة الإنتاجية.
الميزات الرئيسية لـ المهام القسم تشمل:
إنشاء المهام وتحريرها: يمكن للمستخدمين إنشاء مهام جديدة، وإضافة أوصاف، وتحديد المواعيد النهائية.
ترتيب أولويات المهام: يمكن للمستخدمين تعيين أولويات لكل مهمة بحيث تُنجَز المهام الأكثر أهمية أولًا.
تعيين المهام إلى موظف محدد: يمكن إسناد المهام إلى عضو معين في الفريق. يمكن لكل موظف عرض قائمة مهامه الشخصية، مما يساعد على منع تفويت المهام ويزيد الإنتاجية.
إدارة المهام استنادًا إلى التقويم: يمكن للمستخدمين عرض تقويم أسبوعي يحتوي على جميع المهام الموجودة وتتبع مواعيدها النهائية للتأكد من عدم تفويت أي شيء.
تجميع المهام: يمكن تنظيم المهام في فئات، مما يسهل العثور عليها وإدارتها.
تتبع تقدم المهام: يمكن للمستخدمين مراقبة حالة كل مهمة، ووضع علامة عليها كمكتملة، أو تأجيلها إذا لزم الأمر.
كيفية استخدام قسم المهام
باستخدام المهام القسم بسيط جدًا. الواجهة بديهية، مما يجعل إنشاء المهام أو حذفها أو تعديلها أمرًا سهلاً.
بشكل افتراضي، تُعرض جميع المهام في عرض التقويم
ومع ذلك، إذا لزم الأمر، يمكن أيضًا عرض المهام في عرض القائمة.
في عرض القائمة، تُجمَّع المهام في أعمدة كانبان. كما يعرض كل صف مهمة أيضًا:
الموعد النهائي
مشاركو المهمة
حالة المهمة (التقدم)
الأولوية
يتم حفظ اختيار عرض المهام كـ list أو تقويم تلقائيًا. لست بحاجة إلى التبديل إلى العرض المفضل لديك في كل مرة، ويمكنك تغيير صيغة العرض في أي وقت لاحقًا.
يمكن تعديل المهام المتأخرة بواسطة موظف لديه صلاحيات المسؤول الدور أو بواسطة عضو فريق تم منحه الإذن بتعديل مثل هذه المهام في دور مخصص.
لتكوين أذونات تحرير المهام لأعضاء الفريق الآخرين، تحتاج إلى الانتقال إلى الدور المخصص.
بعد ذلك، فعّل مربعات الاختيار المطلوبة للدور أو الموظف المحدد.
إنشاء المهام وتحريرها
يمكن إنشاء المهام إما مرتبطة بصفقة أو بشكل مستقل. تُنشأ المهام المرتبطة بصفقة في MaviBot CRM .
لإنشاء مهمة، انقر على زر «إضافة مهمة» في الشاشة.
سيُفتح بعد ذلك نافذة إنشاء مهمة.
يوجد أيضًا نموذج سريع لإضافة مهمة: لاستخدامه، انقر على + بجوار التاريخ المطلوب، وسيفتح النموذج في الأسفل.
النقر على «+» يفتح زر نموذجًا مضغوطًا لإنشاء مهمة بالحقول التالية:
اختيار العميل — لربط المهمة بعميل محدد
الموعد النهائي للمهمة — تاريخ ووقت إتمام المهمة
الأولوية — منخفض أو متوسط أو مرتفع
تعيين الموظف المسؤول — تحديد من سيكمل المهمة
في بطاقة العميل في MaviBot، يمكنك رؤية عدد المهام التي تم إنشاؤها لهذا العميل.
في العملاء القسم، يمكنك إنشاء مهمة أو حذفها وعرض قائمة المهام المرتبطة بذلك العميل.
يمكنك أيضًا إنشاء مهمة مباشرة في CRM، دون فتح محادثة، من قائمة الصفقات الموجودة في مسار المبيعات.
بعد النقر على زر «مهام الصفقة»، ستفتح نافذة إنشاء المهمة ، مشابهة لتلك المستخدمة عند إنشاء مهمة في محادثة العميل.
تتضمن النافذة حقولًا لـ:
اسم المهمة
الأولوية والموعد النهائي
وصف المهمة
تعيين موظف مسؤول
بمجرد إنشاء المهمة، يمكنك عرضها بالنقر على أيقونة المهام.
النقر على «مهام الصفقة" زر سيفتح نافذة محادثة العميل مع قسم المهام.
هنا، يمكنك تعديل مهمة، أو وضع علامة عليها كمكتملة، أو حذفها.
لإكمال مهمة، افتح نافذة تحرير المهمة . في نافذة التحرير، يمكنك:
تغيير أولوية المهمة
تعديل اسم المهمة
تعيين المهمة إلى موظف آخر
إكمال مهمة
لوضع علامة على مهمة بأنها مكتملة، انقر على علامة الصح في بطاقة المهمة.
بعد ذلك، ستظهر المهمة كما يلي.
كانبان
كانبان هي ميزة لإدارة المهام تركز على سير العمل وتقليل التأخير. تتيح لك هذه الميزة تنظيم المهام في مجموعات محددة و تتبع تقدمها.
يستخدم كانبان لوحات مع بطاقات، تمثل كل بطاقة مهمة أو مرحلة من العمل. تتحرك البطاقات عبر اللوحة وفقًا لتقدم المهمة. على سبيل المثال، قد تبدأ البطاقة في «التخطيط»، ثم تنتقل إلى «قيد التنفيذ»، وفي النهاية تصل إلى «مكتمل».
إنشاء عمود في كانبان
لاستخدام كانبان الوظيفة، انقر وانتقل إلى القسم المقابل:
انقر على إضافة عمود الزر.
بعد النقر على الزر، سيفتح نموذج يحتوي على حقل لـ إدخال اسم العمود وخيار لـ اختيار لون العمود.
بعد إدخال اسم العمود واختيار color (إذا لزم الأمر)، سيظهر العمود في تبويب كانبان.
يمكنك إضافة أكبر عدد تحتاجه من الأعمدة باستخدام زر «إضافة عمود» (انظر المثال أعلاه).
لإضافة مهمة إلى عمود محدد، انقر على زر «+ إضافة مهمة» . ستفتح بعدها نافذة إنشاء مهمة سريعة .
يمكنك أيضًا استخدام الحقل الزر في اللوحة العلوية لإضافة مهمة، أو أضف مهمة مباشرة في عمود أسفل المهام الموجودة.
يحتوي النموذج المنبثق على الحقول التالية:
اسم المهمة
اختيار العميل (لربط المهمة بعميل محدد)
اختيار العمود
مستوى الأولوية
الموعد النهائي
تعيين موظف مسؤول
يمكن إضافة مرفقات إلى المهام:
يرجى الملاحظة!
قيود المرفقات:
فقط ملفات الصور أو الفيديو مسموح بها
لا يزيد عن 10 مرفقات لكل مهمة
الـ حجم كل مرفق يجب ألا يتجاوز 20 ميغابايت
تحرير الأعمدة والمهام
لتعديل عمود، استخدم قائمة الإعدادات الإضافية، والتي تُفتح عند النقر على الزر المقابل.
في القائمة المنسدلة، يمكنك أيضًا إنشاء مهمة أو تعديل العمود أو حذفه.
يرجى ملاحظة أن حذف عمود لا يحذف المهام. ستُنقل المهام من كانبان القسم إلى عرض التقويم أو القائمة، حيث ستظهر مع التاريخ المخصص لها.
نقل المهام وإعادة ترتيب الأعمدة
يمكن نقل أي مهمة من لوحة التقويم إلى عمود كانبان. للقيام بذلك، افتح إعدادات تحرير المهمة وحدد العمود الذي تريد وضع المهمة فيه.
لـ إعادة ترتيب الأعمدة، انقر على أيقونة الإعدادات (الترس) في القائمة العلوية لفتح نافذة الإعدادات.
ثم انقر مع الاستمرار على زر الفأرة الأيسر على العمود المطلوب و واسحبه إلى الموضع المطلوب.
المكالمات العائدة
لتفعيل إشعارات المهام (مثل إنشاء المهمة، تحرير المهمة، إلخ)، انتقل إلى قسم «Callbacks» في إعدادات المشروع وفعّل مربعات الاختيار.
بعد ذلك، انقر على زر حفظ.
أمثلة:
عندما يتم إنشاء مهمة مرتبطة بعميل محدد في العملاء القسم، ستظهر رسالة في دردشة العميل بالنص التالي:
new_task_added_callback task_id:#{task.id}, task_name:#{task.name}
حيث:
task_id — المعرّف الفريد للمهمة
task_name — اسم المهمة
عند تحرير مهمة مرتبطة بعميل محدد، سيظهر تعليق في دردشة العميل بالنص التالي:
تم تعديل المهمة بواسطة #{current_user.display_name}: edit_task_callback task_id:#{task.id}, task_name:#{task.name}
حيث:
task_id — معرّف المهمة
task_name — اسم المهمة
آخر تحديث